• организация хранения документов:

—    постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, образовавшихся в деятельности структурных подразделений колледжа, его коллегиальных органов;

— научно-справочного аппарата к документам Архива и учетных документов Архива;

• комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности колледжа;
• учет документов, находящихся на хранении в Архиве;
• использование документов, находящихся на хранении в Архиве;
• подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом, в Государственный архив Саратовской области (ГАСО);
• методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях колледжа и своевременной передачей их в Архив;
• прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности колледжа, в соответствии с утвержденным графиком (через три года после завершения делопроизводством);
• учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве колледжа;
• представление в ГАСО учетных сведений об объеме и составе хранящихся в Архиве колледжа документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
• подготовка и представление:

— на рассмотрение и согласование экспертной комиссии колледжа проекты описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

— на утверждение экспертно-проверочной комиссии Управления делами Правительства Саратовской области (ЭПК) проекты описей дел, документов (годовые разделы), проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации, акты о необнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны;

— на утверждение директору колледжа документов, после их утверждения ЭПК;

• организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГАСО;
• организация и проведение экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве колледжа, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
• проведение мероприятий по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве колледжа;
• информирование пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;
• организация выдачи документов и дел во временное пользование;
• исполнение запросов пользователей, выдача архивных копий документов, архивных выписок и архивных справок;
• ведение учета использования документов;
• ведение справочно-поисковых средств к документам;
• оказание методической помощи структурным подразделениям колледжа в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, подготовке документов к передаче в Архив.